В этой главе мы поговорим о специализированном программном
обеспечении, с помощью которого можно организовать виртуальный
офис с целью синхронизации работы с удаленными сотрудниками или
для экономии средств на покупке лицензионного софта. Программы,
которые вы найдете в перечне полезных ссылок, служат для совместного
ведения проектов, обмена файлами. При этом одни устанавливаются на
компьютер, другие представляют собой онлайн-сервисы. Администратор
проекта в таких программах может управлять правами пользователей:
он предоставляет доступ к тому или иному документу, разрешает до-
бавлять или удалять файлы и др.
«Документы Google»
Для того чтобы начать пользоваться «Документами Google», нужно
зарегистрировать почтовый ящик вида XXX@gmail.com. Это должны сделать
все участники проекта или сотрудники организации. «Документы Google»
располагаются по ссылке http://www.docs.google.com. Данное приложение
бесплатно и позволяет загружать файлы с компьютера, редактировать,
просматривать их из любой точки мира, а также организовывать совмест-
ную работу. При этом все документы представляют собой аналоги файлов
Microsoft Office, снабженные тем же набором функций и имеющие тот
же внешний вид. Файлы периодически автоматически сохраняются, что
практически полностью исключает потерю данных при внезапном от-
ключении компьютера.
Доступом к документам управляет их владелец. При этом механизм
очень прост: чтобы дать право на просмотр и редактирование файла, нужно
ввести электронный адрес пользователя. Следом идет отправка пригла-
шения. После получения письма с приглашением пользователь сможет
просматривать и редактировать тот или иной документ (рис. 7.1). Вносить
изменения в файлы и просматривать их могут одновременно несколько
человек, при этом на экране отображаются все изменения.
Документы можно экспортировать из «Документов Google» на компь-
ютер в любом формате: DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF и HTML.
Для систематизации сервис позволяет создавать неограниченное коли-
чество папок и размещать в них документы путем перетаскивания файла
мышью.
Dropbox
Программу Dropbox можно найти по адресу http://www.dropbox.com. Она
бесплатна, однако за небольшую стоимость можно расширить объем дис-
кового пространства.
Перед началом работы с сервисом нужно зарегистрироваться. Для этого
надо выбрать из раскрывающегося списка Log in пункт Create an account.
Установка Dropbox предельно проста (причем в процессе пользовате-
лю рассказывается, как этим приложением пользоваться). По завершении
установки на компьютере появляется папка My Dropbox, с помощью которой
можно вести обмен файлами или организовать хранение данных. К участию
в проекте можно приглашать неограниченное число пользователей, при
этом есть возможность управлять их правами доступа, разрешать просмотр
только отдельных папок, ставить запрет на определенные действия.
Недостаток программы заключается в том, что несколько пользователей
не могут одновременно работать с одним и тем же файлом. Если один до-
кумент открыт на двух и более компьютерах, то по завершении работы для
каждого пользователя создается своя копия, то есть все изменения нужно
затем сводить воедино.
Если в организации работают удаленные сотрудники, программа Dropbox
идеально подойдет для организации совместной работы, значительно
сократив время на почтовые пересылки.
Office Live Workspace
Работа с Office Live Workspace начинается с посещения официальной
страницы сервиса http://workspace.officelive.com/ru-RU. Требуется пройти ре-
гистрацию, указав адрес электронной почты и установив пароль для даль-
нейшего доступа.
Интерфейс приложения интуитивно понятен. Office Live Workspace —
удобный и простой файловый менеджер, с помощью которого можно рабо-
тать с документами Office. Доступ возможен из любой точки мира. Любые
файлы (документы, рисунки, презентации и др.) можно создавать прямо
через сервис или загружать их с компьютера.
Office Live Workspace позволяет создавать списки дел, добавлять за-
метки и примечания, открывать совместный доступ к файлам, управлять
правами пользователей.
Если сравнивать данный сервис с Google Документами, то основное его
отличие в том, что он не подразумевает отказа от Microsoft Office. Это про-
сто инструмент для хранения файлов и получения доступа к ним в любое
время и в любом месте.
обеспечении, с помощью которого можно организовать виртуальный
офис с целью синхронизации работы с удаленными сотрудниками или
для экономии средств на покупке лицензионного софта. Программы,
которые вы найдете в перечне полезных ссылок, служат для совместного
ведения проектов, обмена файлами. При этом одни устанавливаются на
компьютер, другие представляют собой онлайн-сервисы. Администратор
проекта в таких программах может управлять правами пользователей:
он предоставляет доступ к тому или иному документу, разрешает до-
бавлять или удалять файлы и др.
«Документы Google»
Для того чтобы начать пользоваться «Документами Google», нужно
зарегистрировать почтовый ящик вида XXX@gmail.com. Это должны сделать
все участники проекта или сотрудники организации. «Документы Google»
располагаются по ссылке http://www.docs.google.com. Данное приложение
бесплатно и позволяет загружать файлы с компьютера, редактировать,
просматривать их из любой точки мира, а также организовывать совмест-
ную работу. При этом все документы представляют собой аналоги файлов
Microsoft Office, снабженные тем же набором функций и имеющие тот
же внешний вид. Файлы периодически автоматически сохраняются, что
практически полностью исключает потерю данных при внезапном от-
ключении компьютера.
Доступом к документам управляет их владелец. При этом механизм
очень прост: чтобы дать право на просмотр и редактирование файла, нужно
ввести электронный адрес пользователя. Следом идет отправка пригла-
шения. После получения письма с приглашением пользователь сможет
просматривать и редактировать тот или иной документ (рис. 7.1). Вносить
изменения в файлы и просматривать их могут одновременно несколько
человек, при этом на экране отображаются все изменения.
Документы можно экспортировать из «Документов Google» на компь-
ютер в любом формате: DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF и HTML.
Для систематизации сервис позволяет создавать неограниченное коли-
чество папок и размещать в них документы путем перетаскивания файла
мышью.
Dropbox
Программу Dropbox можно найти по адресу http://www.dropbox.com. Она
бесплатна, однако за небольшую стоимость можно расширить объем дис-
кового пространства.
Перед началом работы с сервисом нужно зарегистрироваться. Для этого
надо выбрать из раскрывающегося списка Log in пункт Create an account.
Установка Dropbox предельно проста (причем в процессе пользовате-
лю рассказывается, как этим приложением пользоваться). По завершении
установки на компьютере появляется папка My Dropbox, с помощью которой
можно вести обмен файлами или организовать хранение данных. К участию
в проекте можно приглашать неограниченное число пользователей, при
этом есть возможность управлять их правами доступа, разрешать просмотр
только отдельных папок, ставить запрет на определенные действия.
Недостаток программы заключается в том, что несколько пользователей
не могут одновременно работать с одним и тем же файлом. Если один до-
кумент открыт на двух и более компьютерах, то по завершении работы для
каждого пользователя создается своя копия, то есть все изменения нужно
затем сводить воедино.
Если в организации работают удаленные сотрудники, программа Dropbox
идеально подойдет для организации совместной работы, значительно
сократив время на почтовые пересылки.
Office Live Workspace
Работа с Office Live Workspace начинается с посещения официальной
страницы сервиса http://workspace.officelive.com/ru-RU. Требуется пройти ре-
гистрацию, указав адрес электронной почты и установив пароль для даль-
нейшего доступа.
Интерфейс приложения интуитивно понятен. Office Live Workspace —
удобный и простой файловый менеджер, с помощью которого можно рабо-
тать с документами Office. Доступ возможен из любой точки мира. Любые
файлы (документы, рисунки, презентации и др.) можно создавать прямо
через сервис или загружать их с компьютера.
Office Live Workspace позволяет создавать списки дел, добавлять за-
метки и примечания, открывать совместный доступ к файлам, управлять
правами пользователей.
Если сравнивать данный сервис с Google Документами, то основное его
отличие в том, что он не подразумевает отказа от Microsoft Office. Это про-
сто инструмент для хранения файлов и получения доступа к ним в любое
время и в любом месте.
Комментариев нет:
Отправить комментарий